河南省财政厅关于印发河南省道路交通事故社会救助基金业务档案管理办法（试
当 河南省财政厅关于印发河南省道路交通事故社会救助基金业务档案管理办法（试行）的通知 各省辖市、有关县（市）财政局： 为规范我省道路交通事故社会救助基金业务档案管理，有效地利用和保存档案，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》等相关规定，结合救助基金管理工作要求，研究制定了《河南省道路交通事故社会救助基金业务档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请认真贯彻执行。 2015年12月21日 河南省道路交通事故社会救助基金 业务档案管理办法（试行） 豫财路救 ﹝2015﹞8号 第一章 总 则 第一条 为规范全省道路交通事故社会救助基金（以下简称救助基金）业务档案管理工作，有效地利用和保存档案，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》等相关规定，结合救助基金管理工作要求，制定本办法。 第二条 本办法所指档案，系指对道路交通事故受害人进行医疗抢救费用或丧葬费用垫付，垫付资金追偿、核销等工作中所形成的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体，具有保存价值的信息或资料记录。 第三条 救助基金档案管理工作要遵循统一领导，分级管理，高效利用，安全保密，目录齐全，档案规范，编排有序，装订牢固的原则和要求。 第四条 各级救助基金管理机构应指定专门档案管理人员，救助基金业务承办人应设立专门的档案管理部门，负责救助基金档案的管理工作。 第五条 救助基金档案管理部门的职责主要指对各类档案、文件资料的接受、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。 第二章 归档材料的范围 第六条 救助基金管理工作中形成的材料应当归档。 （一）垫付抢救费用案件 1.救助基金垫付抢救费用申请书； 2.公安交管部门出具的救助基金垫付费用通知书、事故责任认定书； 3.受害人的身份证明； 4.受害人相关抢救费用的证明材料，包括抢救用药、费用分割清单、抢救记录、病历资料等复印件，并加盖医疗机构公章； 5.特殊情况下超过72小时垫付费用的，医疗机构提供的《道路交通事故受害人抢救超过72小时情况说明》； 6.救助基金垫付申请受理意见书； 7.救助基金审核结果通知书（超限额的包括救助基金管理机构的审核意见）； 8.救助基金复核申请书； 9.救助基金垫付费用偿还通知书、偿还结清手续以及追偿过程中形成的相关材料； 10.其他需要归档材料。 （二）垫付丧葬费用案件 1.救助基金垫付丧葬费用申请书； 2.公安交管部门出具的救助基金垫付费用通知书、事故责任认定书、尸体处理通知书、交通事故尸检申请书或尸检报告等证明文件； 3.受害人、受害人亲属身份证明，户籍地居委会或村委会等出具的亲属关系证明； 4.殡葬服务机构提供的相关丧葬费用的证明材料、受害人的火化证明； 5.救助基金垫付申请受理意见书； 6.救助基金审核结果通知书（超限额的包括救助基金管理机构的审核意见）； 7.救助基金复核申请书； 8.救助基金垫付费用偿还通知书、偿还结清手续以及追偿过程中形成的相关材料； 9.其他需要归档材料。 第三章 档案管理的要求 第七条 救助基金管理工作的归档材料须遵循以下基本要求： （一）真实性。相关档案材料原则上须以原件形式入卷，并要求档案提供方或缮制人签字盖章确认。如无法获取原件需要以复制品代替时，档案管理人员应认真审核，确认无误签字后方可归档。 （二）完整性。各种材料应保证完整，能够全面反映救助基金管理工作的各个环节。 （三）关联性。档案材料须与救助基金管理工作密切相关，各种重复材料、无关材料、无效材料不得归档。 （四）规范性。每项案卷须编制档案材料目录表，严格按照目录表进行有序排列，方便查找；不同卷宗按照发生时间排序；不同地区按照汉语字母顺序进行排序；档案材料不得涂改和更正，特殊情况应在更正处进行盖章或签字确认后方可归档。 （五）统一性。要求档案存储资料门类统一，格式材质统一，管理方式统一，转移或上报要求统一。 第八条 案卷按照地区—年度—类别分类管理，案卷以交通事故受害人员信息命名。 地区是指救助基金管理机构所在行政区域划分； 年度是指受害人交通事故的发生时间所属年度； 类别是指按照救助基金使用情况分为抢救费用、丧葬费用。 第九条 档案卷宗应一案一卷，按照第八条的分类管理规定，在最低一级类目内依据交通事故发生的时间顺序排列，并从“1”开始编制件号。 案情复杂且档案材料数量较多的可一案数卷，用分号编制卷号。 第十条 各级救助基金管理机构以及救助基金业务承办人应分别建立专门的档案室对救助基金业务档案进行存放，并购置必备的档案装具。档案室内部环境设施要求安全、坚固、防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等。 第四章 档案的利用 第十一条 档案的利用是指为有效支持救助基金管理工作开展，针对垫付费用进行追偿等相关事宜所需材料的查阅、摘抄、复制、利用等档案服务。 第十二条 档案的利用应遵守档案借阅制度，履行档案借阅和归还手续。 档案的利用应遵守下列规定，并办理登记手续： （一）救助基金管理机构及其主管部门、救助基金业务承办人可以利用档案； （二）各级国家机关因公务需要，凭单位介绍信可以利用档案； （三）被救助对象及其亲属经档案保管单位主管领导批准，办理相关手续后，凭身份证件可以利用与被救助对象相关的档案； （四）律师凭律师执业证书和律师事务所证明，持受理案件法院出具的证明材料，可以利用与承办法律事务有关的档案； （五）其他单位、组织和个人要求查阅档案的，档案保管单位在确认其利用目的合理的情况下可以同意。 第十三条 档案利用人对所借档案负安全、保密之责，不得遗失、泄密、污损，严禁涂改、勾画、拆散、抽换档案，严禁转借或将档案擅自带出；如不慎将档案资料丢失，依据《中华人民共和国档案法》相关规定对责任人员进行处理。 第十四条 档案借阅使用后应及时归还，归还时档案管理人员要逐一检查清点，确保档案齐全完整，同时对借阅登记进行核销签字，明确责任。 第十五条 利用档案的单位、组织和个人，不得损害被救助对象的合法权益，未经被救助对象或其亲属的同意，不得公开档案的内容。 第五章 档案的移交 第十六条 档案的移交是指救助基金业务承办人将救助基金业务档案移交给当地救助基金管理机构的工作。 第十七条 移交工作一般在每年6月底之前完成。各级救助基金管理机构应严格移交手续，移交方应对档案转移过程中材料的安全性和完整性负责，救助基金管理机构接收移交档案，进行材料清点和鉴定无误后开始对档案负责。 第十八条 救助基金业务承办人不再续签承办协议的，所有档案必须完整移交当地救助基金管理机构。 第六章 档案的保管期限、销毁 第十九条 按照国家档案局令第8号有关档案保管期限的规定，救助基金业务档案的保管期限一般为30年,重要业务档案的保管期限为永久。保管期限从救助工作完成的次年1月1日起开始计算。 第二十条 各级救助基金管理机构会同有关业务部门对达到保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案工作须成立专门的档案鉴定小组，对超出保管期限并已失去保存价值的档案，由鉴定小组提出处理意见。 第二十一条 对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经救助基金管理机构主管领导审批后，经上级部门审批同意后，方可组织统一销毁，确保待销毁档案不丢失、不泄密、不漏销。档案销毁清册进行永久保存。 第七章 附则 第二十二条 本办法自发文之日起执行。